会社の資料や書類の保存なら「屋内型トランクルーム」がおすすめです。

「書類や資料の保管場所がない!」
「オフィスが書類で溢れかえっている」

と困っていませんか?

 

実は企業での収納に困るものが書類や資料です。
従業員は「いつか必要になるかもしれない」と捨てることができませんから、日に日に増えるだけで減ることがありません。

こういった書類や資料は、税務調査や詐欺などの犯罪被害に遭った時の証拠にもなるので迂闊に廃棄できないものです。
そのため、可能なら保管される方が将来のリスクを防ぐために最適です。

 

そこで企業が利用すると便利なものが「収納サービス」です。
収納サービスとは、物を保管するスペースを提供するサービスのことです。

 

今回は企業の資料や書類等を保管できる「収納サービス」と「どのサービスを選べば良いのか」について紹介していきたいと思います。

少し長いですが、最後までお付き合い下さい。

 

会社の資料や書類は、保管場所に困るものです

会社の書類や資料は非常に保管場所に困る物です。
企業が大きくなればなるほど、社内の会議資料・他社との取引書類など紙が溜まっていきます。

社内のデスクや棚が書類だらけになってしまうということになり、仕事の効率や社員の志気にも関わります。

でも、IT管理でも最近は不安です。
外部からのサイバーテロや内部の不正があればすぐに流出するので、ITも万全ではありません。

そのように見ると、紙媒体での保管は間違いでもないのです。

 

特に「ここ数年使っていないけれども、大事そうな書類」が最も困ります

最近はペーパーレスに移行してきていますが、古い書類やまだまだ紙媒体で保存しないといけない物も多々あります。

特に「少し前の社内会議の重要な書類」「すでに終わったプロジェクトの資料」など従業員個人では判断が付かないものが多くあります。

担当者も「この書類捨てて大丈夫かな」と思う資料や書類が沢山あり、万が一の時のために保管するのですが、社内が書類だらけになってしまうということがよく起きてしまいます。

企業は重要書類は絶対に取っておく

しかし、過去の重要書類を保管することは間違いではなく、正解です。

特に税務調査などは数年経過した忘れた頃にやってきますし、企業内部の調査や他社とのトラブルに巻き込まれた場合でもこういった書類がないと重要な証拠が残らなくなってしまいます。

問題は「保管する場所」です。
それが社内には無いだけなのです。

 

会社資料や書類の保管には「屋内型トランクルーム」を使うと社内がスッキリとします。

屋内型トランクルームとは、ビルのワンフロアや建物の全棟が収納スペースになっている収納サービスです。
ここに書類や資料を収納することで、会社のオフィスや資料室・保管室を整理整頓することができます。

 

住宅街や郊外で屋外に貨物用コンテナが設置されている収納スペースをご覧になった方が多いと思います。
例えば、これは屋外型コンテナです。(ハローストレージ)

ハローストレージの屋外型コンテナボックス

屋内型トランクルームとは、1室の大きさが「1帖〜6帖」程で好きなサイズ、期間の契約が可能です。
またセキュリティも防犯カメラの設置や入退場時のセキュリティ記録・警備会社との提携を行なう店舗があることから、最近では一般客の利用も増えています。

さらに言うと、屋内型トランクルームは「都市部」に多く、企業の集まっている商業エリアで利用されるには最適です。
探されると、会社から徒歩圏内で見つかることもあります。

 

屋内型トランクルームでは、もちろん紙以外にも「企業コンペで使用した作品」「商品在庫」などの保管も可能です。

 

その際の注意点

屋外型コンテナボックスは利用しない

屋外型コンテナは「企業の資料の保管」には向いていません。

屋外型コンテナはどうしても屋外にあり、気候条件によっては保管中の結露やカビなどの心配があります。
企業の資料は社内で利用することも多く、カビ臭くなったりすると使いづらくなります。

どちらかと言えば、屋外型コンテナは屋外保存ができる商品在庫や工具、資材などの収納に向いています。

 

郵送型サービスは利用しない

屋内型トランクルームには「自分で荷物を出し入れするタイプ」と「郵送で倉庫に保管してもらえるタイプ」の2種類があります。

郵送型サービスでは屋内型トランクルームと異なり、「保管物の確認」があります。
これは倉庫に保管できる物かどうか確認をするための作業です。

企業の書類によっては非常に機密性の高い物もあるため、郵送型の保管は向いていないと言えます。

 

湿度管理がされている場所を選ぶ

屋内型トランクルームでも「湿度管理」がされている店舗を選ばれる必要があります。

上記で説明したように書類は保存状態が悪いとカビや痛みが激しくなります。
屋内型トランクルームでも空調や湿度管理、結露対策が不十分な店舗もあるため屋内型トランクルームならどこでも良いとは言えません。

セキュリティなどの防犯面やアクセス条件以外にも「湿度対策」がされているか確認しましょう。

おすすめの収納サービスは

上記の注意点で見たように選ぶと、

  1. 屋外型コンテナではない
  2. 郵送型収納サービスではない
  3. 屋内型トランクルームであり、湿度対策がされている

という観点から選ぶと、「キュラーズ」「REISEBOX」がおすすめです。

「キュラーズ」「REISEBOX」ともに空調や警備システムはしっかりとしています。
また両企業とも都市部に店舗が多く、企業の利用としても立地条件は抜群です。

 

各社の屋内型トランクルームについては以下のページでも比較しています。
その他のトランクルーム企業からも比較検討したい方はどうぞご覧下さい。